Politica de Retenție a Datelor

Această politică descrie cât timp păstrăm fiecare categorie de date cu caracter personal și care este temeiul/motivul acestei perioade. Politica pune în aplicare principiile limitării stocării și minimizării datelor prevăzute de Art. 5(1) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Rolurile Vocalyy — operator vs. persoană împuternicită

Vocalyy SRL acționează în două calități juridice distincte, în funcție de categoria de date, iar perioadele de retenție de mai jos trebuie citite în această cheie:

• Operator (Controller) pentru datele proprii ale clientului nostru (persoana de contact, reprezentant legal, date de facturare, date de cont/autentificare, comunicări comerciale). Pentru aceste date, Vocalyy stabilește singur scopurile și mijloacele prelucrării.
• Persoană împuternicită (Processor) pentru datele apelanților clientului nostru (clienții, pacienții sau potențialii clienți ai afacerii care sună sau sunt sunați prin agentul vocal Vocalyy). Pentru aceste date, clientul Vocalyy este operator, iar noi prelucrăm exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, conform Art. 28 GDPR.

Vocalyy nu stabilește scopurile sau temeiul juridic pentru care clientul nostru colectează date despre apelanții săi. Clientul, în calitate de operator, este responsabil pentru identificarea temeiului juridic aplicabil (de exemplu, consimțământ, interes legitim sau executarea unui contract), pentru informarea persoanelor vizate (apelanților) și pentru obținerea oricărui consimțământ necesar, inclusiv pentru date din categorii speciale conform Art. 9 GDPR sau date CNP conform Legii 190/2018.

2. Tabelul perioadelor de retenție

Tabelul de mai jos este referința unică pentru perioadele de retenție folosite de Vocalyy. Elementele marcate [X] reprezintă perioade aflate în curs de confirmare finală înainte de publicare și vor fi completate cu valori exacte.

Categorie	Perioadă	Bază legală / motiv
Numărul de telefon al apelantului	[X luni] — de confirmat	Interes legitim al clientului (operator) pentru istoricul relației cu apelantul; necesitate operațională Vocalyy ca persoană împuternicită
Metadate apel (dată, oră, durată)	[X luni] — de confirmat	Idem
Transcrierea completă a conversației	[X luni] — de confirmat	Poate conține date din categorii speciale (de exemplu, date de sănătate) — impune retenție limitată și securitate sporită conform Art. 9 GDPR și Legii 190/2018
Date de facturare (client Vocalyy)	5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite	Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea 36/2023
Jurnale de audit (audit logs)	[X] — de confirmat	Securitate și responsabilitate (accountability) conform Art. 5(2) și Art. 32 GDPR
Date site/demo (nu date de apelanți client)	[X] — de confirmat	Interes legitim Vocalyy — analitice site, gestionarea cererilor de demo
Cookie-uri	[X] — conform politicii de cookie-uri / consimțământ	Consimțământ, Art. 6(1)(a) GDPR (pentru cookie-uri non-esențiale)
Date de cont (client Vocalyy: nume, telefon, business, autentificare)	[X] — de regulă pe durata contractului, plus termenul legal ulterior aplicabil	Executarea contractului, Art. 6(1)(b) GDPR

3. Înregistrarea audio — de ce nu apare în tabelul de mai sus

Dashboard-ul Vocalyy afișează un buton "Descarcă audio." Apăsarea acestui buton descarcă înregistrarea audio direct de la ElevenLabs către dispozitivul propriu al clientului — serverele Vocalyy nu stochează și nu au acces persistent la fișierul audio în niciun moment.

Din momentul descărcării, clientul devine singurul operator al acelei copii a înregistrării audio și este singurul responsabil pentru securitatea, stocarea și orice prelucrare ulterioară a acesteia.

Perioada de retenție a audio la ElevenLabs: [X] — de confirmat de Vocalyy, tratată ca informație despre sub-procesator, conform Listei Sub-procesatorilor.

4. Ștergerea automată

Avem mecanisme automate care rulează periodic pentru a șterge datele care au depășit perioada de retenție aplicabilă din tabelul de la Secțiunea 2. Aceste mecanisme sunt monitorizate periodic pentru a confirma funcționarea corectă.

5. Ștergerea la cererea ta (Art. 17 GDPR)

Ai dreptul de a solicita ștergerea datelor tale cu caracter personal ("dreptul de a fi uitat", Art. 17 GDPR) oricând, prin:

• Email la privacy@vocalyy.ro sau dpo@vocalyy.ro
• Buton "Șterge contul" din dashboard (unde este disponibil)
• Cerere scrisă la sediul social al Vocalyy SRL

Ne angajăm să răspundem în termen de maximum 30 de zile de la primirea cererii, conform Art. 12 GDPR.

6. Excepții de la ștergere

Conform Art. 17(3) GDPR, dreptul la ștergere nu este absolut. Nu putem șterge anumite date atunci când există o obligație legală de păstrare, printre care:

• Date de facturare — păstrate 5 ani conform Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 (astfel cum a fost modificată prin Legea 36/2023)
• Date necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță — până la expirarea termenului de prescripție aplicabil
• Jurnale de audit — necesare pentru îndeplinirea obligațiilor de securitate conform Art. 32 GDPR

În aceste cazuri, restrângem accesul la datele respective doar la persoanele autorizate și nu le folosim în alte scopuri decât cel care justifică păstrarea lor.

7. Ștergerea fizică — cascada tehnică

Odată declanșată, ștergerea unei categorii de date se propagă prin toate sistemele în care aceasta este stocată:

• Baza de date principală — ștergere din sistemul activ
• Cache și jurnale (logs) operaționale — eliminare în cel mai scurt timp posibil
• Copii de rezervă (backup-uri) — eliminare la următoarea rotație a ciclului de backup
• Sub-procesatori — solicităm ștergerea corespunzătoare conform obligațiilor contractuale asumate prin Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) semnat cu fiecare sub-procesator

8. Audit și verificare

Politica de retenție este revizuită periodic pentru a confirma că perioadele declarate corespund practicii efective și obligațiilor legale în vigoare.

9. Modificări ale politicii

Orice modificare a acestei politici va fi:

• Publicată pe această pagină, cu data noii versiuni
• Comunicată clienților noștri cu suficient timp înainte de intrarea în vigoare, pentru modificările semnificative

10. Contact

Pentru întrebări despre retenție sau pentru a solicita ștergerea datelor tale:

• Canal de contact privind confidențialitatea: dpo@vocalyy.ro
• Cereri privind exercitarea drepturilor (DSAR): privacy@vocalyy.ro

Adresa dpo@vocalyy.ro este un canal de contact privind confidențialitatea și nu implică, prin ea însăși, desemnarea formală a unui responsabil cu protecția datelor (DPO) în sensul Art. 37 GDPR.

Pagini conexe: Politica de Confidențialitate · Sub-procesatori · Despre Sistemul AI · Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

Acest document a fost redactat cu asistență informatizată pe baza informațiilor disponibile la data redactării și nu reprezintă consultanță juridică oferită de un avocat licențiat. Vocalyy SRL recomandă revizuirea acestui document de către un avocat specializat în protecția datelor înainte de publicare, semnare sau utilizare în relația cu clienții.